Retningslinjer for samhandel

Nedenstående retningslinjer er gældende såfremt der ikke foreligger en underskrevet samhandelsaftale mellem AO og leverandøren.

Betalingsbetingelser

Løbende måned 60 dage

Priser og rabatter

Den gældende prisliste er den til enhver tid gældende prisliste fra leverandøren, som er accepteret af AO.

Ekspeditionsgebyrer, faktureringsgebyrer og andre gebyrer (uanset deres benævnelse) accepteres ikke af AO med mindre andet er aftalt.

Prisændringsvarsel

Prisændringsvarsel sendes på mail til den sortimentsansvarlige, cc markedschefen samt til ki-gruppen@ao.dk.

Prisændringsvarsel skal ske med minimum 90 dage til den første i et kvartal.

Enhver prisændring er genstand for en forhandling hos AO inden den finder sted.

AO fremsender et Excel-ark til leverandøren for opdatering af de nye priser. Det fremsendte Excel-ark skal være os i hænde senest 30 dage før, prisændringen træder i kraft. Filen skal sendes pr. mail til den sortimentsansvarlige samt cc til ki-gruppen@ao.dk.

Ved en prisstigning er det ordredatoen, som er bestemmende for prisen.  Er en ordre afgivet før prisstigningens ikrafttræden, faktureres AO derfor til gammel pris, selv om leverancen finder sted efter prisstigningens ikrafttræden.

Leveringsbetingelser

Frit leveret til AO.

Leveringstid og leveringssikkerhed

Ved modtagelse af en lagerordre skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse på mail til confirm@ao.dk med tydelig angivelse af leveringsdato på AO’s centrallagre. Ordrebekræftelsen skal fremsendes senest to arbejdsdage efter, at leverandøren har modtaget ordren. Grunden til dette er, at AO’s ERP-system signalerer til salget, hvornår en vare er disponibel på AO’s centrallager bl.a. ud fra leveringstiden fra leverandøren.

Bekræftede leveringstider skal overholdes.

AO vil løbende informere leverandøren om dennes leveringsgrad på levering af lagervarer ud fra den leveringstid, leverandøren generelt har, sammenlignet med den faktiske leveringstid. AO’s målsætning er, at vores leverandører har en leveringsgrad på 98 %.

Fremsendelse af fakturaer

Fakturaer og kreditnotaer mailes til: aogoods@ao.dk

Første gang der sendes fakturaer til aogoods@ao.dk, bedes venligst givet besked til
kreditor@ao.dk. På denne måde mindskes risikoen for, at vi ikke har modtaget og behandlet jeres fakturaer.
    
Bemærk venligst at:

• aogoods@ao.dk er en ”no-reply”-mailadresse.
• Denne mailadresse kan kun anvendes til fakturaer og kreditnotaer.
• Kontakt kreditor@ao.dk vedrørende fakturaer og kreditnotaer fremsendt som vedhæftede filer pr. e-mail.
• Formatet skal være .pdf eller .tif. Ønsker I at sende i et andet format, bedes I kontakte kreditor@ao.dk.
• Faktura og kreditnota sendes til AO i sort/hvid-format til sikring af bedst mulig læsning ved scanning. Er det kun muligt for jer at sende i farver, bedes I kontakte kreditor@ao.dk.
• Èn faktura svarer altid til én fil, uanset om den er på flere sider og/eller med underbilag. Dvs. underbilag skal være i samme fil som selve fakturaen.
• Flere indkøbsordrer må ikke figurere på samme faktura. Der må kun være én faktura pr. indkøbsordre.
• Så vidt muligt skal faktureres i samme orden, som indkøbsordren er udskrevet.
• Når fakturaer sendes pr. e-mail, skal den ikke samtidig sendes med post.
• Fakturaer med ukendt eller forkert indkøbsordrereference vil blive returneret. Såfremt der ikke er en indkøbsordre, skal reference være XXX-NNN, 3 cifre for afdeling efterfulgt af indkøbers initialer. Se krav til mærkning nedenfor.

Fakturaer skal fremsendes i umiddelbar tilknytning til levering af produkter. Fakturaer fremsendt senere end tre måneder efter levering af varen accepteres ikke, medmindre AO har modtaget kontoudtog eller betalingspåmindelse på kreditor@ao.dk, hvor faktura fremgår.

Bemærk, hvis ovenstående krav til reference på faktura ikke overholdes, så afvises fakturaen automatisk og leveres ikke til AO, hvilket øger procestiden for bogføring, godkendelse og betaling. Hvis AO afviser fakturaen, returneres faktura via mail. Leverandør skal oplyse mailadresse til Kreditor@ao.dk, hvortil evt. afviste fakturaer kan sendes. Vi ønsker ikke at modtage kreditnota til udligning, men en ny faktura.

Logistiske krav - transportpapirer

1. Transportpapirer
1A. Fragtbrevet skal tydeligt angive:
Leveringsadresse, jf. AO´s indkøbsordre, palle- og kolliantal samt vægt. Herudover oplyses samtlige AO’s i-ordrenumre og alle leverandørens følgeseddelnumre.

1B. Følgesedlen skal tydeligt angive:
På lagerfakturaer og følgesedler skal der angives leveringsadresse, jf. AO´s indkøbsordre, AO’s i-ordrenummer på syv cifre, AO’s varenummer og leveret antal.
På skaffefakturaer og følgesedler skal angives AO’s i-ordrenummer på syv cifre samt initialer (tre bogstaver) på AO-medarbejder.
Hvis det drejer sig om produkter til internt brug i en AO-afdeling, skal der påføres afdelingsnummer (3 cifre) og initialer (3 bogstaver) på den person, som bestiller varen, f.eks. 999-ABC.

1C. Andre krav til følgesedlen:
Hasteordrer, der leveres sammen med andre ordrer, skal altid være pakket særskilt og mærket på en sådan måde, så det fremgår, at det er en hasteordre. De skal altid have særskilte følgesedler, som følger tidligere nævnte regler.

2. Levering

Varemodtagelsens åbningstid:

Albertslund: Hverdage kl. 6.30 til 14.00, dog kl. 13.00 om fredagen.

Der skal være læsset af inden de nævnte tidspunkter.

Eventuel senere aflæsning kan kun ske efter forudgående aftale.

Levering af pallegods skal ske på nye, varmebehandlede, halve eller hele EUR-paller, alternativt brugte varmebehandlede EUR-paller af A-kvalitet, der er godkendt til eksport ifølge international standard ISPM 15.

Produkterne skal være stablet i en maks. højde på 120 cm (inkl. palle) og holde sig inden for pallens ydre mål på 800 x 1200 mm, medmindre varens beskaffenhed umuliggør dette, eller andet på forhånd er aftalt med AO’s logistikafdeling pr. mail logistik-drift@ao.dk

Paller, som ikke overholder de gældende beskrevne krav, vil derfor enten blive afvist ved modtagelse alternativt blive pålagt et gebyr/palle for nødvendig ompalletering.

Der må om muligt gerne stables to eller flere paller oven på hinanden under transport, under forudsætning af at produkterne ikke tager skade derved, og at håndteringen ved aflæsning kan ske sikkerhedsmæssigt forsvarligt.

3. Mærkning, pakning og emballering

De enkelte kolli må af hensyn til de fysiske belastninger ved manuel håndtering ikke veje mere end 25 kg, medmindre andet specifikt er aftalt med AO’s logistikafdeling pr. mail logistik-drift@ao.dk.

Tunge produkter (f.eks. kedelunits) bør leveres på separate paller, således at disse kan håndteres sikkerhedsmæssigt korrekt frem til og af slutkunden.

Rørbundter må maks. have en diameter på 50 cm.

Produkter leveret på EUR-palle må ikke rage uden for pallen.

Emballagen, varen leveres i, skal være tilstrækkelig solid og af en størrelse, der tager hensyn til håndteringerne i den samlede logistikkæde.

4.    Transportemballage

AO vil ikke faktureres transportemballage såsom paller, rammer, bure o.l. og foretrækker bytteordning ved levering. Hvis dette ikke er muligt, så må EU-paller og løse rammer maks. faktureres til os til kr. 45,-.  Såfremt EU-paller, løse rammer etc. faktureres på varenumre, bedes leverandøren sende en liste til Kreditor@ao.dk med en oversigt over varenumre og emballageangivelse.

AO har ret, men ikke pligt, til at returnere transportemballage til kreditering til fuld pris, samt til at returforsendelsen sker for leverandørens regning.

Hvis AO faktureres transportemballage såsom paller, rammer, bure o.l., skal leverandøren hvert kvartal sende en opgørelse til logistik-drift@ao.dk med angivelse af type, antal og stykpriser.

Produktansvar

Leverandøren bekræfter, at denne har tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring (med udvidelse for ingrediens- og komponentskade, hvis leverandørens produkter er sammenføjet eller gjort til del af en større enhed, f.eks. fittings sammenføjet med pumpe eller lignende – fittings er derved en ingrediens/komponent) hos et anerkendt forsikringsselskab.

Såfremt virksomheden ophører, skal der tegnes en afløbsdækning for virksomhedens produkter.

Forsikringen skal dække ansvar for skader forvoldt af produkter, der er bragt i omsætning inden virksomhedens ophør, og skal være gældende for en periode på min. 5 år fra virksomhedens ophør eller mere, såfremt der ydes en længere garanti.

Byggeleveranceklausul

I henhold til AB 92 (Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed) § 10, stk. 4, samt § 5, stk. 5.

AB 92 § 10, stk. 4:

Materialer og andre leverancer til arbejdet skal være leveret med 5 års leverandøransvar for mangler ved leverancen, jf. dog § 36, stk. 3, nr. 2. Ansvarsperioden regnes fra afleveringen af arbejdet og begrænses således, at leverandørens ansvar ophører senest seks år efter levering til lager eller videresalg. Leverandøren skal endvidere have anerkendt, dels at mangelkrav under de i § 5, stk. 5, nævnte omstændigheder skal kunne gøres gældende direkte mod leverandøren, dels at tvister vedrørende mangler ved en leverance kan behandles ved Voldgiftsretten for bygge- og anlægsvirksomhed.

AB 92 § 5, stk. 5:

Hvis det anses for godtgjort, at et krav vedrørende mangler ikke eller kun med stor vanskelighed kan gennemføres mod entreprenøren, er bygherren berettiget til at gøre kravet gældende direkte mod entreprenørens underentreprenører og leverandører, jf. § 10, stk. 4.

Godkendelse af produkter

Leverandøren har det fulde ansvar for, at alle varer, der leveres, kan sælges lovligt i Danmark i henhold til gældende dansk lovgivning samt evt. EU-direktiver.

Stamdata, EAN-numre samt mærkning af varer

Det er leverandørens pligt at sørge for, at AO er opdateret med korrekte stamdata så som EAN-numre og forpakningsstørrelser på leverandørens varer. Endvidere er det leverandørens pligt at sørge for, at varens emballage (ned til AO’s mindste salgsforpakningsstørrelse) eller varen er mærket med EAN-numre samt stregkode.

Returret

AO har fuld returret på alle varer, der indgår som en naturlig del af leverandørens sortiment.

Varer, der udgår, skal varsles et halvt år i forvejen til AO’s sortimentsansvarlige samt på mailadressen ki-gruppen@ao.dk med henblik på returnering. Såfremt en mail med varsling ikke er sendt til ovenstående mailadresse et halvt år i forvejen, forbeholder AO sig retten til at kunne returnere varerne for fuld kreditering.

Returaftalen er ikke tidsbegrænset, og leverandøren er ansvarlig for selv at holde løbende kontakt med AO’s indkøbsafdeling, med det formål at leverandørens sortiment hos AO altid er opdateret.

Alle returvarer skal være færdigbehandlet og krediteret inden for maks. 14 dage.

Leverandøren kan tage sig betalt for omemballering eller istandsættelse af produkterne i tilfælde af, at emballagen/eller produktet er beskadiget.

Reklamationer

Leverandøren forpligter sig til altid at have opdateret sine brugsvejledninger, datablade, montagevejledninger, og disse skal til enhver tid være tilgængelige for AO samt AO’s kunder, enten via en hjemmeside eller sammen med produktet, påtrykt produktets indpakning eller vedlagt i produktets indpakning. AO hæfter ikke for forkerte eller mangelfulde oplysninger i forhold til produktet. Hvis der stilles krav fra kundens side i denne forbindelse, vil kravet blive gjort gældende over for leverandøren.

Markedsføringsmateriale

Brochuremateriale

Leverandøren leverer uden omkostninger for AO relevant dansk brochuremateriale. Udfærdigelse af AO-specifikt salgsmateriale skal altid ske i samarbejde med AO’s marketingafdeling.

Produktbilleder

Billederne skal være i minimum 300 dpi (150mm x 150 mm) og være navngivet enten {leverandørensvarenummer}.jpg eller {vvs/el-nummer}.jpg.

Send billederne på mail til pictures@ao.dk vedlagt produktbeskrivelser.

Gældende for alle lagerførte produkter uden billede: Leverer leverandøren ikke billeder i ovenstående kvalitet inden for et tidsrum af tre måneder, vil AO tage initiativ til at fotografere produkterne. Omkostningerne for dette arbejde faktureres særskilt til leverandøren, kr. 200 pr. billede. Billedet forbliver AO’s rettighed, men brugsret kan med skriftlig godkendelse gives til leverandøren.

Produktbeskrivelser

På samtlige varenumre skal der i elektronisk form (.csv, .pdf, .xls) leveres et varenavn, varebeskrivelse, produktegenskaber (mål, farve osv.) samt varekategori. Informationen skal sendes pr. mail til: pictures@ao.dk.

Logo

Til anvendelse i tryksager skal AO have leverandørens logo i vektorbaseret format (.eps/.ai).

Logoet skal sendes pr. mail til: pictures@ao.dk

Ved spørgsmål til ovenstående tekniske begreber kontaktes marketingafdelingen på telefon +45 7028 0288.

Miljøevaluering

For leverandører med lagerførte varer skal miljøevalueringsskema som er på AO.dk under fanebladet Leverandører/miljøevalueringsskema udfyldes og sendes til ki-gruppen@ao.dk

Etisk regelsæt for leverandører

Leverandører til AO skal leve op til AO’s etiske regelsæt, som er beskrevet på AO.dk under fanebladet Leverandører/etisk regelsæt.