”Jeg har fået et meget bedre overblik.” Sådan lyder det fra mester og indehaver af Egholm VVS, Jesper Egholm, når han skal forklare om fordelene ved at anvende et elektronisk sagsstyringssystem, som har betydet en mere effektiv hverdag i virksomheden.
”Du kan spørge, hvad Allan lavede om formiddagen den 17. marts, og det kan jeg tjekke i løbet af få sekunder. Det er super med det overblik, og med systemet er det meget nemmere at planlægge folkenes tid,” siger Jesper Egholm.
Egholm VVS er en virksomhed med 5 svende og 1 lærling. Mester selv sidder på kontoret det meste af dagen, men hvis der kommer en hasteopgave, så griber Jesper Egholm gerne muligheden for at rykke ud, for som han selv siger, så bliver han lidt som en løve i et bur, hvis han skal sidde hele dagen bag computeren.
Der er også en kontordame og pensioneret svend, på nedsat tid, i medarbejderstaben. Opgaverne, som Egholm løser er klassiske vvs-opgaver som fx badeværelser for private ligesom typiske vedligeholdelse og renoveringsopgaver for andelsforeninger og ejendomsservice-firmaer fylder godt i ordrebunken.
En stor kunde er også Magasins butikker i Storkøbenhavn. Og så er der altid en masse hasteopgaver.
”Vi er VVS-branchens svar på Københavns Brandvæsen,” griner mester. ”Der er jo altid en sprungen radiator eller et sprunget vandrør, der skal fikses i en hulens fart, og den slags har vi mange opgaver af.”
Af samme grund forklarer Jesper Egholm, at han aldrig planlægger alle medarbejderes tid 100 %, selv om det er nemt med det elektroniske system. Der skal simpelthen være 1-2 mand i reserve, når telefonen ringer under morgenkaffen, og der er et vandrør, der er sprunget i nabolaget.
”Før vi fik det elektroniske sagsstyringssystem kørte vi jo på den gammeldags facon. Det vil sige noget med papirer og følgesedler, der blev hængt på tavler og bunker. Jeg forsøgte så at styre det med at lave en haste-bunke og en knap så meget haste-bunke. Og hvis vi så var heldige, så var der også nogle papirer, der fløj på gulvet, hvis der var gennemtræk,” siger Jesper Egholm med et stort grin. Men efterhånden som der kom flere medarbejdere i firmaet, blev det mere og mere nødvendigt med et moderne system til at styre medarbejderstaben.
”Til at begynde med var jeg ved at rive hovedet af mig selv, fordi systemet måske kun var 90% færdigt, da vi fik det installeret. Jeg var ved at smide det ud af vinduet, men nu er vi blevet gode til det, og firmaet bag udvikler på systemet, så det løbende bliver forbedret. I dag vil jeg ikke undvære det,” siger Jesper Egholm Med det elektroniske sagsstyringssystem er arbejdet også blevet lettere for svendene.
Hver medarbejder har en iPad med ud til kunden, som sagsstyringen kører på. Det vil sige at opgaven kan afsluttes på stedet. Bagefter skal mester blot gå ind på den enkelte sag for at tjekke, at alt er okay, før fakturaen bliver sendt afsted som en e-mail. Det er kun få kunder, der stadig gerne vil have en faktura med posten, og det får de selvfølgelig, forklarer Jesper Egholm.
”Jeg kan nå at tjekke 4 fakturaer, mens der er en reklamepause på tv. Det kunne jeg altså ikke i gamle dage. Samtidig har jeg fået et totalt overblik over, hvad jeg har haft af avance på hver eneste opgave. Alle oplysningerne er samlet. Førhen var det jo noget med at stikke en finger i luften for at få en få en fornemmelse af, hvor meget du havde haft af indtjening på hver opgave. Systemet hjælper også Jesper Egholm til at have konstant fokus på at medarbejderne er effektive:
”Jeg kan se i kalenderen, om timerne har været fakturérbare. Hvis en medarbejder har været ude på en reklamation eller måske brugt et par timer på at rydde op i bilen, så står timerne med rødt. Dem skal der jo helst ikke være for mange af.” Systemet har også en anden fordel. Det er nemlig slut med de gamle dages lange diskussioner, om svenden nu har husket at fortælle det ene eller det andet til mester.
”Systemet har en indbygget sladrehank, så jeg kan altid gå ind og se, om svenden nu virkelig har haft ordren åben og skrevet det ind, som han står og påstår på kontoret. Det er slut med at diskutere med chefen,” siger Jesper Egholm med et stort grin.